Ablauf

1. Eingang der Anfrage

• Anfrage per E-Mail oder telefonisch von Kunden

• Prüfen: Handelt es sich um reine Preisanfrage oder um eine Optionsanfrage?

2. Prüfung der Strecke / Termin

• Interne Prüfung und Weiterleitung an Reederei

• Falls Standard-Gruppentarif existiert kann der Tarif (aufgearbeitet) weitergeschickt werden. Achtung Preise: es gibt Reedereien mit Netto Preise (muss 10% aufgerechnet werden) und solche, wo wir noch Kommission erhalten.

• Falls Option gewünscht:

  • Anfrage an Reederei mit Bitte um Option 

  • Alternative bei Nichtverfügbarkeit anfragen lassen

3. Angebotserstellung

• Angebot in Lexoffice oder Bexio erstellen:

  • DE= Lexoffice: PNR im Angebotstext vermerken (→ später auffindbar über Suche)

  • CH= Bexio: PNR im Titel des Angebots einfügen: z. B. #PNR12345 – Gruppe Müller

• Optionsdatum im Angebot und im Programm angeben:
  

• Freshdesk-Dossier Eigenschaften aktualisieren:

  • PNR

  • Angebotsnummer

  • Abfahrtsdatum

  • Optionsdatum

  • Erinnerung machen, mit Optionsdatum 2 Tage vor Ablauf

  • 
    

• Im XLS File ergänzen

4. Entscheidung am Optionsdatum

• Erinnerung zwei Tage vor Ablauf Option an Kunden versenden. 

• Kunde informiert uns:

  • Ja (verbindlich) → Reederei erhält Bestätigung

  • Nein (Annullierung) → Storno an Reederei senden + schriftliche Bestätigung einholen

? Wichtig: Bei Reedereien mit „automatischer Festbuchung“ ist ein explizites Storno notwendig – sonst entstehen Kosten!

5. Rechnungsstellung & Passagierliste

• Rechnung erstellen:

  • 70 % Anzahlung fällig nach Bestätigung

• Passagierliste vom Kunden anfordern:

  • Vorlage bereitstellen (Excel mit Spalten: Name, Geburtsdatum, Nationalität etc.)

  • Deadline: Ca. 20 Tage vor Abfahrt

• Nach Eingang → Restzahlung berechnen (inkl. Freiplätze und Zusatzleistungen)

6. Reiseunterlagen & Ticketversand

• Spätestens 7 Tage vor Abfahrt:

  • Reiseprogramm versenden

  • Falls notwendig: Originaltickets der Reederei

• Dossier abschließen in Freshdesk, mit finaler Bestätigung

Zusätzliche Hinweise

• Immer PNR in allen Tools konsistent führen (Betreffzeile, Angebotstitel, Ticketnummer)

• Reedereispezifische Abläufe (z. B. DFDS Coach App, Trasmed-Listen, Moby-Termine) → Checklisten oder One-Pager beachten

• Umbuchungen, Stornos etc. immer dokumentieren – inkl. Uhrzeit, Ansprechpartner, Reedereiantwort